Povesteam în ultimul articol despre câteva tactici legate de scrierea unui email de care să ții cont în așa fel încât să lași o impresie bună potențialilor clienți.
Astăzi aș vrea să îți mai prezint câteva, pentru a putea completa lista.

Alege cu atenție salutul folosit

Am acoperit în articolul anterior un punct despre semnele de punctuație utilizate în salut. De asemenea, ar trebui să alegi un salut, care poate fi oficial sau informal, în funcție de persoana contactată și de conexiunea existentă dintre voi. Un salut informal este potrivit de cele mai multe ori. Vei transmite încredere, în timp ce păstrezi un ton călduros și relaxat.
Câteva exemple de saluturi informale ar fi:
– Salut
– Salutare
– Bună
Cu toate acestea, dacă este primul email, pe care îl trimiți, sugestia mea ar fi să încerci un salut formal, precum:
– Bună ziua
– În atenția doamnei/domnului […]

Verifică de 3 ori numele destinatarului

Verifică dacă ai scris corect numele destinatarului de cel puțin trei ori. Durează exact două secunde: pur și simplu caută pe LinkedIn sau o altă rețea de socializare, sau folosește de informațiile pe care le ai la dispoziție și potrivește numele pe care folosit.
Și nu le abrevia numele decât dacă și-au semnat e-mailul cu el. Ai putea crede că „Adrian” devine „Adi”, dar s-ar putea să-l prefere pe primul totuși. Examinează-i semnătura. Dacă scrie „Adi”, poți folosi porecla; dacă scrie „Adrian”, ar trebui să te adresezi lui ca atare.

Folosește majuscule acolo unde este cazul

În general, cel mai probabil nu dai prea multă importanță scrierii cu majuscule, poate chiar niciodată, în special atunci când trimiți mesaje pe Whatsapp, de exemplu. Cu toate acestea, atunci când compui un e-mail de business, folosește majusculele în propoziție. Cu alte cuvinte, scrie cu majuscule litera inițială a primului cuvânt dintr-o frază, precum și toate substantivele proprii.

„Semnalizează” atașamentele

Indică faptul că ai inclus un atașament oriunde în e-mailul tău, astfel încât destinatarul să nu-l rateze. „Am atașat un [document, foaie de calcul] pentru X”, ar trebui să fie suficient. Când adăugi pe cineva într-un lanț de e-mailuri sau retrimiți un e-mail anterior asigură-te că reatașezi fișierele, altfel nu vor putea fi vizibile.

Perfecționează-ți semnătura

O semnătură slabă a e-mailui îți poate distruge conexiunile. Chiar dacă scrii cel mai elocvent, convingător mesaj, o semnătură prost concepută te va face să pari neexperimentat. Ținând cont de faptul că mai puțin înseamnă mai mult, semnătura ta ar trebui să fie simplă, cu informații de bază. Nu este momentul să pui cel mai bun citat inspirațional, o imagine cu tine sau absolut toate modalitățile prin care cineva te poate contacta. Păstrează-ți numele, titlul jobului, URL-ul LinkedIn și/sau site-ul web al companiei, precum și numărul de telefon. Acestea ar trebui să fie suficiente.

Răspunde la timp emailurilor

Deoarece cu toții avem inboxuri pline și programe agitate, nu este întotdeauna fezabil să răspundem imediat la e-mailuri. Fereastra de reacție adecvată este determinată în funcție de client:
Pentru colegi din același departament: Ideal ar fi să răspunzi în termen de 12 ore. Echipa ta se asteapta să lucrezi rapid și eficient; de asemenea, majoritatea comunicărilor se referă la subiecte urgente.
Colegi în general: răspunde în termen de 24 de ore tuturor celor cu care lucrezi. Nu poți răspunde la cererea lor în acel interval de timp? Răspunde-le informându-i că ai văzut e-mailul și îi vei contacta în X timp.
Contacte externe: cu excepția cazului în care sunt etichetate ca un e-mail urgent sau care necesită un răspuns imediat, răspunsul la contactele externe până la sfârșitul săptămânii în care au fost trimise este total acceptabil – de exemplu, dacă ai primit e-mailul marți, reacționează până vinerea din acea săptămână. Ar putea fi util să răspunzi în 24 de ore către clienții importanți.