Impactul COVID-19 asupra industriei evenimentelor a fost extrem de puternic, în special dacă vorbim de evenimentele offline. În timp ce unii dintre organizatori au învățat să elaboreze evenimente online, cu o rată de engagement cât mai mare, alții au așteptat răbdători sau chiar s-au orientat către alte activități. Cu siguranță ne-au lipsit evenimentele în care standurile expoziționale așteptau să fie admirate de către clienți, când acestea deveneau pentru câteva zile imaginea business-urilor.

Pentru a vă ajuta să fiți la curent cu ultimele tendințe, am adunat sfaturile câtorva experți din industrie, și vrem să vi le prezentăm în continuare. Sfaturile lor vă vor ajuta să vă asigurați că următoarea conferință digitală, întâlnire sau expoziție va deveni locul perfect la care clienții vor fi entuziasmați să participe.

1. Creează un site mobile-friendly pentru o înregistrare ușoară

„Pe lângă clasicul formular web de înregistrare”, povestește Ruben Castano, CEO 6Connex Inc., „asigurați-vă că faceți înregistrarea compatibilă cu telefonul mobil, deoarece mulți potențiali participanți se vor înregistra cel mai probabil folosind telefonul”. Pentru a vă înregistra mai ușor și mai rapid, permiteți participanților să se înregistreze cu un cont de social media, precum Facebook sau chiar LinkedIn , și includeți posibilitatea de a salva conferința în calendarele lor, pentru acces rapid. În plus, pentru a diminua sentimentul de izolare, potențialii participanți ar putea utiliza sondaje în timp real în timpul înregistrării, lucru ce poate oferi fiecărui participant sentimentul că acesta face parte dintr-o comunitate mai mare și conectată.

2. Ia în considerare modificarea diferitelor formate de evenimente

Un design static pe ecranul laptopului poate plictisi rapid participanții care pot începe la fel de repede să navigheze pe diferite site-uri web, să folosească alte dispozitive sau pur și simplu să se îndepărteze de monitoarele lor. „În funcție de tipul și amploarea unui eveniment, luați în considerare scenografii alternative, cum ar fi unul inspirat de talk-show”, spune Joe Panepinto, vicepreședinte senior și director de strategie pentru Jack Morton Worldwide Inc. Citând „The Late, Late Show with James Cordon „, de exemplu, Panepinto notează că specialiștii în marketing ar trebui să ia în considerare acest tip de scenografie dacă o discuție de grup face parte din comunicare sau dacă doresc să prezinte lideri multipli sau puncte de vedere diferite. „Permite transmiterea informațiilor cheie într-un mod distractiv și informal”, spune Panepinto.
Pe lângă formatul de talk-show, Panepinto sugerează, de asemenea, companiilor să se uite la structura programelor de știri. Exemple potrivite aici, internaționale, sunt „The Today Show” și „Good Morning America”, care sunt conduse de una sau două gazde principale, plus un număr de prezentatori secundari și experți tematici. Formatele de știri – cred că „CNN Newsroom” sau „BBC Newsnight” – oferă un aspect vizual pe care spectatorii îl asociază atât cu credibilitate, cât și cu veridicitate. În mod tradițional, prezentatorul este situată în spatele unui birou și se îndreaptă spre public. El sau ea este susținut de ecrane care fac legătura cu reporteri din locații de pe tot globul, iar oaspeții sunt intervievați fie în studio, fie în alte locații.

3. Păstrează o foarte bună calitate a conexiunii și a sunetului

Unul dintre cele mai frustrante lucruri pentru telespectatorii unui eveniment virtual este sunetul care se poate auzi uneori fie încet, fie distorsionat”, spune Will Curran, fondatorul Endless Events. „Sunetul de calitate superioară este important, mai ales dacă utilizați muzică în fundal, deoarece sunetul de calitate joasă tinde să ignore gama de tonuri mai mare sau mai mică.” Pentru a vă asigura că expoziția digitală sau conferința ta sună literalmente bine publicului, Curran sugerează transmiterea sunetului la o rată de cel puțin 192 Kbps, un standard care este cunoscut sub numele de „sunet de calitate MP3”.
„Specialiștii în marketing ar trebui să acorde o atenție deosebită conexiunii lor la internet alături de orice alt detaliu tehnic”, spune Curran. El sugerează utilizarea unei conexiuni la internet prin cablu, care transmite date printr-un cablu fizic. O conexiune Wi-Fi, în schimb, trimite date prin semnale wireless, făcându-le nu numai mai predispuse la întreruperi, ci și, în general, mai lente decât conexiunea prin cablu cu aproximativ 30% sau mai mult. La fel de important, aceasta este mult mai sigură decât o conexiune Wi-Fi. Datele dintr-o rețea pot fi accesate numai prin atașarea fizică a unui dispozitiv la cablu, în timp ce datele dintr-o rețea Wi-Fi călătoresc prin aer și pot fi întrerupte mai ușor.

4. Limitează sesiunile sau prezentările online la 20 de minute sau mai puțin

„Este mai bine să avem mai multe sesiuni mai scurte din cauza modului în care consumăm conținut pe dispozitivele noastre digitale”, spune Castano. De exemplu, un studiu recent publicat în Jurnalul Internațional de Interacțiune Om-Computer a constatat că oamenii, în timp ce folosesc dispozitivele mobile, trec de la o activitate la alta la fiecare 20 de secunde, în medie. În timp ce participanții pot fi mai predispuși să rămână la un eveniment online, deoarece este o obligație profesională, este totuși dificil să îi împiedici să se îndrepte către alte site-uri și activități dacă atenția lor începe să le scadă. Cu cât conținutul este mai scurt, cu atât spectatorii vor fi mai susceptibili să se concentreze asupra acestuia.
Nu tot conținutul poate avea lungimea unui sitcom tipic, în special în domenii extrem de tehnice, cum ar fi îngrijirea sănătății sau securitatea cibernetică. Conținutul mai lung care are nevoie în mod legitim de mai mult de o jumătate de oră ar putea fi cel mai bine oferit ca descărcare gratuită în timpul sau după întâlnire. Distribuindu-l la cerere, le poți oferi participanților flexibilitatea de a-l vizualiza în timpul lor liber și în circumstanțele dorite.

5. Alege un prezentator care să se conecteze cu audiența

„Prin definiție, publicul tău nu este fizic la un eveniment online și, prin urmare, spectatorii se pot simți ca observatori deconectați de la eveniment”, spune Emilie Barta, consultant și gazdă/MC pentru evenimente virtuale și hibride. Pentru a remedia acest lucru, Barta sugerează utilizarea unei gazde simpatice / MC care are capacitatea demonstrată de conferințele online anterioare sau de expozițiile comerciale, și care poate crea o conexiune personală cu un public online. Acest rol aduce un element uman și le permite participanților să încurajeze un atașament emoțional față de ceea ce se întâmplă.
Mai mult, cu cât conferința durează mai mult, cu atât s-ar putea să doriți să folosiți mai multe gazde. „Includeți mai mulți moderatori pe tot parcursul zilei pentru a ghida experiența utilizatorului, cum ar fi introduceri la prezentări, pauze de sesiune și perioade de întrebări și răspunsuri”, spune Leslie Bailey, manager al educației pentru Professional Convention Management Association (PCMA). Prin apariția mai multor gazde, conferința ar putea fi și mai interactivă și mai interesantă pentru vizitator.